Ingin Sistem Kerja Lebih Efisien? Terapkan Standard Operating Procedure Pada Bengkel Motor Milik Anda

img src: http://www.otomania.com

Pelayanan dan kualitas adalah hal yang paling diutamakan bagi Anda yang memiliki bisnis bengkel.

Pelanggan yang puas akan layanan dan kualitas jasa yang diberikan tentu akan lebih loyal bahkan merekomendasikan bisnis bengkel Anda kepada rekan-rekannya.

Tidak sembarang bengkel dapat memenuhi kepuasan konsumen yang menggunakan jasanya. Rahasianya ternyata ada pada sistem kerja yang digunakan.

Bagaimanakah sistem kerja tersebut berjalan?

Adanya Standard Operating Procedure atau SOP merupakan tolak ukur keberadaan bengkel yang dinilai professional.

Bengkel yang memenuhi standar sistem kerja harus memiliki prosedur keselamatan ketika menjalankan proses operasional.

Mengapa prosedur keselamatan ini harus dilakukan? Agar dapat mengurangi risiko dampak negatif timbulnya kecelakaan kerja baik itu yang disebabkan oleh kerusakan mesin atau pun faktor kesalahan manusia.

SOP banyak sekali macamnya, tergantung pada bagian mana Anda menempatkannya. Beberapa contoh SOP yang umum dibuat untuk bisnis bengkel antara lain:

• SOP pelatihan sumber daya manusia

SOP ini memberi dasar pelatihan pada karyawan untuk dapat mengerjakan job description atau tugas dari atasan. Misalnya, seorang mekanik diberi pelatihan mengenai bagaimana cara menemui pelanggan dengan ramah dan sopan, mendengarkan keluhan pelanggan dengan melakukan pertanyaan 5H2H, melakukan diagnosa pada kendaraan, serta memberi saran pelanggan tentang perbaikan kendaraan.

• SOP proses pengerjaan service

Bagaimana alur untuk pengerjaan service motor? Buatlah secara urut, apa saja yang harus dilakukan karyawan untuk mengerjakan tugas ini. Misalnya saja prosedur service motor antara lain pemeriksaan suspensi depan belakang, pengecekan fungsi kelistrikan, gerak bebas kemudi, tegangan, ban depan belakang, handle gas, hingga pemeriksaan dan penyetelan putaran mesin.

• SOP kinerja karyawan

Dalam menilai kinerja karyawan ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain kesanggupan dalam melaksanakan tugas pokok misalnya saja tentang menjelaskan produk kepada pelanggan, menjual produk, mematuhi perintah, hasil dan kualitas pekerjaan, merawat perlengkapan, membuat catatan atau laporan pekerjaan, hingga penilaian berupa kejujuran, loyalitas, dan kepemimpinan.

• SOP gaji dan upah karyawan

Gaji dan upah merupakan poin penting karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Agar memudahkan pelaksanaan administrasi, maka gaji dan upah karyawan harus dihitung berdasarkan hal-hal terkait seperti prosedur pencatatan absensi, prosedur pembuatan daftar gaji, pembayaran gaji, distribusi gaji, pencatatan waktu kerja, pencatatan lembur (jika ada), dan juga jangan lupa untuk dilakukan pencatatan bukti kas keluar.

• SOP pelayanan pelanggan

SOP melayani pelanggan dimulai dari pelanggan yang datang ke bengkel dengan membawa kendaraan yang akan diservis. Kemudian dilayani oleh SA (Service Advisor) yang memeriksa keluhan pelanggan, serta menganalisis kerusakan kendaraan. Setelah itu, SA dan pelanggan akan berkomunikasi mengenai estimasi biaya atau penggantian komponen kendaraan yang diperlukan. Jika sudah disetujui oleh pelanggan, maka SA akan menyerahkan catatan pada bagian keuangan untuk dimasukkan dalam database, dan kendaraan diserahkan kepada mekanik. Mekanik memberikan estimasi rentang waktu pengerjaan service untuk ditampilkan pada layar informasi pelanggan yang sedang menunggu di ruang tunggu. Proses ini berjalan hingga kendaraan selesai diperbaiki.

• SOP inventory

SOP inventory dapat berisi mengenai pencatatan stok barang yang dibeli dan dijual, menentukan stok minimal untuk setiap jenis barang, pengecekan stok secara berkala, membuat laporan stok, adanya stok rusak atau yang bisa diretur, stok barang habis yang harus dipesan kembali, record system atau pencatatan penyimpanan suku cadang, komponen, dan perlengkapan lain yang menjelaskan mengenai deskripsi barang, lokasi penyimpanan barang (Rak nomor sekian), sumber barang, dan harga barang

img src: http://www.otomania.com

Keuntungan yang didapat jika Anda dapat berhasil menerapkan manajamen bengkel dan SOP secara benar, maka akan secara otomatis sangat berpengaruh pada profit yang didapat serta perkembangan bengkel ke depannya.

Terkadang para pemilik bengkel terlalu fokus pada kerjasama dengan pihak ketiga dan lalai untuk merancang manajemen bengkel yang baik sesuai dengan SOP.

Lalu, bagaimana cara membuat sistem manajemen perbengkelan yang modern?

Untuk itu, Anda terlebih dahulu harus memahami konsep ini, agar dapat diterapkan dalam SOP yang akan dibuat:

1. Organisasi Bengkel

Setiap bengkel yang professional harus memiliki struktur organisasi yang jelas agar dapat mengetahui tugas dan wewenang setiap anggota tim. Anda dapat menyusunnya dengan bagan agar lebih terstruktur, mulai dari Anda sebagai pemilik bengkel, kepala bengkel, manager tiap-tiap divisi, hingga para mekanik, partman, dan karyawan pendukung lainnya.

2. Efisiensi Sistem Kerja

Sistem kerja harus diatur dengan regulasi yang tegas agar setiap individu patuh dan menjalankan tanggung jawab sesuai dengan bagiannya. Terapkan waktu pengerjaan, alur proses pengerjaan, serta cara kerja tiap-tiap individu.

3. Job Description

Pembagian tugas sesuai dengan posisi. Uraikan secara rinci tugas apa yang harus dilakukan, target harian atau mingguan, apa yang belum dilakukan dan apa yang sudah dilakukan, serta reward dan punishment yang diberikan kepada karyawan yang berhasil atau lalai dalam mengerjakan tugas.

Adapun persyaratan untuk memenuhi Sistem Informasi Manajemen yang dapat Anda terapkan bagi bengkel adalah sebagai berikut:

1. Harus memiliki sistem pengendalian bengkel dengan data yang sesuai dan dapat diukur (secara kuantitatif dengan angka). Dengan adanya sistem pengendalian bengkel yang rapi dan terstruktur, tim bengkel Anda akan memiliki acuan data yang mudah untuk dicari, diidentifikasi, serta dilakukan analisis jika dibutuhkan untuk riset dan pengembangan bengkel di kemudian hari.
2. Tersedianya prosedur pemeliharaan dan pengendalian database yang terus diupdate
3. Tersimpannya data-data dan arsip bengkel secara komputerisasi meliputi:
4. Data divisi operasional dan keuangan: berisi arsip suku cadang, proses service, faktur, tagihan, surat pembelian komponen, catatan gaji dan upah, lembur, serta data pajak dan keuangan
5. Data kelengkapan dan fasilitas bengkel: berisi catatan inventory bengkel dari masa ke masa, pemeriksaan berkala, serta depresiasi aset atau mesin dan peralatan bengkel untuk mengetahui masa habis pakai barang
6. Data stok barang: berisi stok barang yang dijual, stok barang yang sudah terjual, stok yang ada di gudang, stok rusak, serta stok barang habis yang harus dipesan kembali
7. Data sales dan marketing: berisi strategi marketing yang sudah dan akan dilakukan, catatan penjualan dari masa ke masa, inovasi dan promosi bengkel, serta kondisi bengkel dan analisis terhadap bengkel pesaing